احترم مشاعر العميل: لا تقلل من حجم مشكلته حتى لو بدت لك بسيطة؛ فما يراه هو مشكلة حقيقية تؤثر عليه.

لا تأخذ الأمر بشكل شخصي: عندما يصرخ العميل غضباً، تذكر أنه يهاجم المشكلة والنظام وليس أنت كشخص.

استخدم عبارات التعاطف: أظهر اهتمامك بعبارات مثل "أقدر تماماً مدى إزعاج هذا الأمر، وسأعمل معك لحله فوراً".

التعاطف الحقيقي: ضع نفسك مكان العميل؛ تخيل شعوره لو كنت مكانه في نفس المشكلة.

اللغة البسيطة والمباشرة: تجنب استخدام المصطلحات التقنية أو القانونية المعقدة، واشرح الحل بلغة سهلة ومباشرة.

تجنب الجمل السلبية: استبدل عبارات مثل "لا يمكننا فعل ذلك" بعبارات إيجابية مثل "دعني أرى ما يمكنني فعله لمساعدتك الآن".