ماذا تفعل عندما ينخفض أداء موظف في فريقك؟
انخفاض الأداء لا يعني تلقائيًا أن الموظف غير مهتم أو غير مناسب للعمل. قبل الحكم، حدد فجوة الأداء وافحص التوقعات والمهارات والموارد والأولويات، ثم اتفق على خطة واضحة للتحسين والمتابعة.
الإجابة المختصرة
ماذا تفعل عندما ينخفض أداء موظف في فريقك؟
كان أحمد من أفضل أفراد الفريق: دقيق وسريع ويمكن الاعتماد عليه. خلال آخر شهرين تأخرت المهام وزادت الأخطاء وأصبح أقل مشاركة. أسهل تفسير هو «أحمد لم يعد مهتمًا»، لكن ماذا لو كان التفسير خاطئًا؟
قبل أن تحاول «إصلاح الموظف»، تحتاج أولًا إلى معرفة أين توجد المشكلة.
الخطأ الأول: القفز مباشرة إلى الحكم
كسل، قلة اهتمام، عدم مسؤولية، مشكلة شخصية. هذه أوصاف وليست تشخيصًا. بدل «أحمد أداؤه سيئ»، اكتب: «خلال الأسابيع الأربعة الأخيرة تأخرت أربع مهام، واحتاج تقريران إلى إعادة العمل بسبب أخطاء في البيانات.»
الخطوة الأولى: حدد فجوة الأداء
فجوة الأداء هي الفرق بين المتوقع وما يحدث فعلًا. مثلًا: المتوقع تسليم التقرير الاثنين قبل 10، والفعلي وصوله الثلاثاء في ثلاثة أسابيع من أربعة. كلما كان الوصف محددًا، أصبح إيجاد السبب أسهل.
الخطوة الثانية: هل التوقع واضح أصلًا؟
هل تم توضيح المطلوب؟ هل توجد معايير وموعد وأولويات؟ هل يعرف الموظف كيف يتم قياس النجاح؟ إذا كانت الإجابة لا، فقد تكون المشكلة إدارية قبل أن تكون مشكلة موظف.
الخطوة الثالثة: هل الموظف يستطيع تنفيذ المطلوب؟
هناك فرق بين «لا يريد» و«لا يستطيع بعد». قد يفتقد مهارة أو معرفة أو تدريبًا على نظام جديد أو ممارسة. قد يحتاج إلى Training أو Coaching أو مراقبة موظف خبير أو مواد مرجعية.
اسأل: لو أراد الموظف تنفيذ المهمة بصورة ممتازة غدًا، هل يعرف كيف؟ إذا لا، فهناك فجوة قدرة أو معرفة.
الخطوة الرابعة: هل يملك الأدوات والموارد؟
لا تطلب سرعة أعلى إذا كان النظام بطيئًا، أو عدد حالات أكبر إذا كان الفريق ناقصًا، أو جودة أعلى إذا كانت التعليمات تتغير كل أسبوع. راجع الأدوات والأنظمة والمعلومات والوقت وحجم العمل والصلاحيات والاعتماد على فرق أخرى.
الخطوة الخامسة: هل الأولويات متضاربة؟
اطلب من الموظف أن يذكر أهم ثلاث أولويات يعتقد أنه مسؤول عنها، وقارنها بقائمتك. إذا اختلفتا تمامًا، وجدت جزءًا من المشكلة.
الخطوة السادسة: تحدث قبل أن تفترض
ابدأ بما لاحظته: «لاحظت أن أربع مهام تأخرت خلال الشهر الأخير، وهذا مختلف عن أدائك المعتاد. أريد أن أفهم ما الذي تغير.» ثم استمع.
كيف تقدم Feedback دون هجوم؟
ركز على الموقف، السلوك أو النتيجة، الأثر والتوقع. بدل «أنت غير دقيق»، قل: «في آخر تقريرين ظهرت أخطاء بعد الإرسال، واضطر الفريق إلى تصحيحها. المطلوب مراجعة الأرقام قبل الإرسال باستخدام القائمة. ما الذي سيساعدك على ذلك؟»
لا تبدأ بـ«أنت دائمًا» أو «أنت لا تهتم». استخدم مواقف محددة.
الخطوة السابعة: اتفق على خطة واضحة
يجب أن يعرف الطرفان ما الذي سيتغير، متى، كيف سيُقاس، ما الدعم المتاح، ومتى تتم المراجعة.
مثال: المشكلة تأخير التقارير. النتيجة المطلوبة تسليم الاثنين قبل 10. الخطوات إغلاق البيانات الخميس، مراجعة الأحد، استخدام Checklist. الدعم تدريب على الأداة ومراجعة بعض المهام. المتابعة اجتماع قصير أسبوعيًا. المؤشر التسليم في الوقت وبالجودة المطلوبة.
لا تجعل الخطة عقابًا مكتوبًا
إذا كان الهدف التحسين، يجب أن تحتوي على توقعات ودعم وفرصة معقولة للتحسن ومتابعة وتوثيق مناسب. الإجراءات الرسمية يجب أن تتبع سياسة المؤسسة والقوانين المحلية مع إشراك HR عند الحاجة.
الخطوة الثامنة: تابع
لا تكتب خطة ثم تختفي شهرين. ناقش ما تحسن، ما العقبة، ماذا تقول النتائج وهل تحتاج الخطة إلى تعديل.
اعترف بالتحسن
إذا تحسن الأداء، قل ذلك بوضوح حتى يعرف الموظف السلوك أو النظام الذي يجب أن يستمر عليه.
ماذا لو لم يتحسن الأداء؟
إذا كان المطلوب واضحًا والقدرة موجودة والأدوات متاحة والدعم والمتابعة حصلت وما زال الأداء منخفضًا، قد تحتاج المؤسسة إلى الإجراءات الرسمية المناسبة وفق السياسة والقانون.
لا تجعل المدير وحده يمتلك الخطة
اسأل الموظف: ما الحل الذي تقترحه؟ ماذا تحتاج؟ ما الذي ستفعله بصورة مختلفة؟ ما العائق الذي تستطيع التحكم فيه؟
نموذج تشخيص سريع
راجع وضوح التوقع، القدرة، الموارد، الفرصة، الأولوية، المتابعة، الدافع والنظام. هذه ليست أداة لتشخيص شخصية أو حالة نفسية، بل طريقة تنظيمية تمنع القفز إلى تفسير واحد.
إدارة الأداء ليست محادثة مرة واحدة في السنة
إذا كان أول وقت يسمع فيه الموظف عن المشكلة هو التقييم السنوي، فهناك خلل في المتابعة. الملاحظات القصيرة والمحددة في الوقت المناسب أكثر فائدة من انتظار اجتماع رسمي بعد أشهر.
فرّق بين الأداء والهوية
قل «هذه النتيجة لم تصل إلى المستوى المطلوب» بدل «أنت موظف سيئ». الأداء يمكن ملاحظته وقياسه وتطويره.
من المشكلة إلى الحل
يمكنك مراجعة كورس Mastering Employee Performance Management – «إتقان إدارة الأداء الوظيفي» على TRAIVIS:
https://traivis.com/ar/courses/mastering-employee-performance-management-atkan-adar-aladaaa-alothyfy
يساعد التعلم المنظم على فهم العلاقة بين التوقعات والقياس والتغذية الراجعة والتطوير والمتابعة، مع بقاء الإجراءات الرسمية مرتبطة بسياسة المؤسسة وقانون العمل.
خطوتك التالية
عندما ينخفض أداء موظف، لا تبدأ بـ«ما خطبه؟». ابدأ بـ«ما فجوة الأداء بالتحديد؟» ثم راجع وضوح المطلوب، القدرة، الأدوات، الأولويات وما يقوله الموظف نفسه عن السبب.
اقرأ أيضًا:
لماذا لا يكفي تقييم الموظف مرة واحدة في السنة؟
كيف تقدم Feedback للموظف؟
كيف تضع أهداف أداء واضحة للفريق؟
نبذة عن الكاتب
الدورة مقدمة من د. علي كامل حمود، مدرب تنفيذي معتمد ومستشار أعمال بخبرة تتجاوز 20 عاماً في القيادة والاستشارات عبر الكويت ودول الخليج والأردن ومصر. قاد فرق عمل وصل عدد أفرادها لـ2000 موظف. حاصل على دكتوراه في إدارة الأعمال (DBA) وماجستير إدارة الأعمال (MBA) من جامعة الكويت.
لو حابب تكمل تطوير مهاراتك الإدارية، د. علي حمود عنده كمان دورة أساسيات المحاسبة و المالية لغير الماليين ودورة الدبلوم الشامل في إدارة الوقت على ترايفس.